無駄な会議の元凶！？「ネガティブ発言」の正体と改善策

こんにちは、柴山です。

唐突ですが、社会人が仕事中に思ったことがあるワードの第１位は
この会議、無駄じゃね…
ではないでしょうか？（憶測です）

そして、無駄な会議を発生させる最大の要因は「ネガティブ発言」ではないかと、私は日頃から疑っています。

今回の記事では、会議におけるネガティブ発言の正体を明らかにし、改善策を提示してみることにします。

よくある光景
参加者全員が「早く終わんないかな、この会議」と思っている図

INDEX

会議を蝕む「ネガティブ発言」とは？

この記事内での「ネガティブ発言」とは、会議での建設的な議論を妨げ、目的達成を阻害する発言の総称です。

単なる否定的な意見だけでなく、責任逃れやマウント、思考停止を招くような発言も含まれます。そいつは気づかないうちに会議の空気を淀ませ、参加者の集中力を奪い、貴重な時間を浪費していきます。

具体的にどのような発言がネガティブ発言に該当するのか、類型を作ってみました。以下はコントのように思えるかもしれませんが、残念ながら現実に起こりうる会話例です。

① 責任逃れ型
自分の責任範囲を曖昧にしたり、他者に責任を転嫁したりする発言です。

Aさん：「この件、進捗どうなってますか？」

Bさん：「あー、それはですね…確かそちらの担当だったような…」

Aさん：「え？そうでしたっけ？前任者から引き継いでいないので…」

Cさん：「いやいや、それ誰かやっておいてって言われてた気が…」

まるで責任のボールを回し合っているかのよう。誰もボールを受け取ろうとしない、不毛なやり取りです。

② 現状維持型
変化を嫌い、現状維持を主張する発言です。「今までこうしてきたから」「前例がないから」という言葉は、進歩を阻害する魔法の呪文です。

Dさん：「新しいシステム導入を検討したいのですが…」

Eさん：「うーん、前例がないので…リスクが高いんじゃないですかね？あと、費用対効果を証明できますか？」

Fさん：「そうですね、今までこうやってきたので、特に問題ないと思いますよ」

新しい風を入れようとする試みを、過去の慣習という重い扉で閉ざしてしまう。まるでタイムスリップしたかのような、時代錯誤な発言です。

③ 思考停止型
議論を深めることを避け、安易な結論に持ち込もうとする発言です。「それは難しい」「様子を見ましょう」「多数決で決めましょう」といった言葉は、思考停止の合図です。

Gさん：「この課題、どうすれば解決できるでしょうか？」

Hさん：「うーん、それは難しいと思います。」

Iさん：「そうですね、とりあえず様子を見ましょうか」

Gさん：「（仕方ない…）では、皆さんはどう思いますか？多数決で決めましょうか？」

Iさん：「では、ここにいる皆さんの総意で決まったということで」

まるで思考回路がショートしているかのよう。問題を先送りし、本質的な解決を避けようとする姿勢が見え隠れします。

④ 相手攻撃型
相手を貶めたり、マウントを取ったりする発言です。「それは常識でしょ？」「そんなこと言うなら自分でやれば」といった言葉は、会議の雰囲気を著しく悪化させます。

Jさん：「この提案、いかがでしょうか？」

Kさん：「え？そんなこと常識でしょ？なんでそんなこと聞くの？」

Lさん：「そんなこと言うなら自分でやればいいじゃないですか」

闘いのゴングが鳴り、会議室がリングと化し、言葉の応酬という名の不毛な戦いが始まります。思うに、自分が責められたくなかったら、責める側に回ってやれという心理が働いている気がします。（攻撃は最大の防御）

⑤ 時間管理無視型
会議の時間を意識せず、議論を引き延ばしたり、関係のない話に逸れたりする発言です。「時間が無いのは言い訳にならん」「この件は一旦保留で」といった言葉は、参加者の貴重な時間を奪います。

Mさん：「○○が未達だった件ですが…」

Nさん：「時間が無いのは言い訳にならん。さっさとやってもらわないと、こちらが困る」

時間は有限で貴重な資源だという認識が欠けています。本来は担当者の業務負担を見直さなければならない案件です。

これらの発言は会議の目的から逸脱し、社内の時間と労力を無駄にするだけでなくチームの士気や信頼関係にも悪影響を及ぼします。はっきり言って、良いことなど何もありません。

次に、なぜこのようなネガティブ発言が生まれるのか背景を探っていきます。

なぜネガティブ発言は生まれるのか？

会議を蝕むネガティブ発言。それはまるで伝染病のように会議室に広がり、建設的な議論を阻害します。

ネガティブ発言が生まれる心理的な背景などを考えてみます。

① 責任回避の心理
人は誰しも失敗や責任を負うことを避けたり、自分の仕事を増やしたくないという心理を持っています。特に責任の所在が曖昧な状況では、その傾向が顕著に現れます。「それはそちらの担当でしょ？」「誰かやっておいて」といった発言は、まさにこの心理の表れと言えるでしょう。

② 変化への抵抗と現状維持バイアス
人間は現状維持を好む傾向があります。変化は未知への挑戦でありリスクを伴うため、無意識のうちに避けようとするのです。「前例がないので」「今までこうしてきたので」といった発言は、この現状維持バイアスの典型例です。

③ コミュニケーション不足と情報格差
参加者間の情報共有や意思疎通が不足していると誤解や不信感が生まれやすくなります。情報格差が大きいほど発言は表面的になり、本質的な議論が避けられる傾向があります。「それは難しいと思います」という発言の裏には「情報が不足していて判断できない」という本音が隠されているかもしれません。

④ 会議の目的とゴールの不明確さ
会議の目的やゴールが明確に共有されていない場合、議論は迷走しやすくなります。参加者は何を議論すべきなのか何を目指すべきなのか分からず、不安や不満を感じます。その結果、「様子を見ましょう」「多数決で決めましょう」といった、先送りや安易な結論を求める発言につながることがあります。

⑤ 心理的安全性の欠如
参加者が自由に意見を言い合える、心理的に安全な環境が欠如している場合、本音を隠し表面的でネガティブな発言に終始することがあります。上司や役職の高い人の前で率直な意見を言うことをためらうのは、まさにこの心理的安全性の欠如が原因です。

これらの要因が複雑に絡み合うことで、会議室にはネガティブな空気が充満し、建設的な議論が阻害されてしまいます。次の章では、これらのネガティブ発言がもたらす具体的な影響について詳しく見ていきましょう。

ネガティブ発言がもたらす深刻な影響

会議で飛び交うネガティブ発言は、単にその場を不快にするだけでなく組織全体に深刻な悪影響を及ぼします。

ネガティブ発言がもたらす具体的な影響を挙げてみます。

① 組織全体の生産性低下
ネガティブ発言が頻発する会議では、建設的な議論が妨げられ、意思決定が大幅に遅れます。本来であれば短時間で済むはずの会議が長引いたり、結論が出ずに先送りになったりすることで、貴重な時間が無駄になります。

② 従業員のモチベーション低下
ネガティブな発言が飛び交う環境は、従業員のモチベーションを著しく低下させます。「どうせ言っても無駄」「また否定されるだろう」といった思いが蔓延し、新しいアイデアや提案が出にくくなります。また、責任逃れや批判ばかりが目立つ会議では、参加者の間に不信感や不満が募り、仕事への意欲を失ってしまうこともあります。

③ チームワーク崩壊
ネガティブ発言はチームメンバー間の信頼関係を損ない、チームワークを崩壊させる原因となります。特に相手を攻撃するような発言や責任を転嫁するような発言は、参加者間の対立を生み、協力体制を阻害します。

④ イノベーションの停滞
新しいアイデアや提案は自由な発想と活発な議論の中から生まれます。しかし、ネガティブ発言が蔓延する環境では新しいアイデアを出すこと自体がリスクとなり、創造的な議論が生まれにくくなります。

⑤ 職場の雰囲気が悪化
ネガティブ発言が繰り返されることで職場全体にネガティブな空気が蔓延します。会議だけでなく日常のコミュニケーションにおいても、批判や不満、責任逃れといった言動が増え、職場の雰囲気を著しく悪化させます。

どんよりとした雰囲気の職場

大げさでもなんでもなく、こういったネガティブ発言を放置することは、社員の定着率の低下など組織の成長を大きく阻害する可能性すら有ります。

ネガティブ発言を減らすための具体的な対策

それではネガティブ発言にどう対処すべきでしょうか？すぐに実践できる具体的な対策を挙げてみました。

① 会議の設計段階で予防線を張る

病気の予防と同じようにネガティブ発言も発生する前に予防することが重要です。会議の設計段階でネガティブ発言が入り込む余地をできる限り排除しましょう。

◇明確な目的とアジェンダを設定する：
会議の目的とアジェンダを事前に参加者全員に共有することで、議論の方向性を定め脱線を防ぎます。

◇参加者を適切に選定する：
議論に必要な情報や専門知識を持つ参加者を選定することで、的外れな発言や議論の停滞を防ぎます。

◇時間配分を明確にする：
各議題に適切な時間配分を設定することで、議論が長引くことを防ぎ、時間管理意識を高めます。

② 会議の進行はファシリテーションでコントロール

会議が始まったらファシリテーターが中心となってネガティブ発言をコントロールし建設的な議論を促進します。

◇発言ルールを共有する：
「批判する際は代替案を提示する」「発言は簡潔にまとめる」といったルールを事前に共有することで、建設的な議論を促します。

◇ネガティブ発言には冷静に対処する：
ネガティブ発言が出た場合は感情的に反論するのではなく、質問や言い換えを通して建設的な議論に導きます。

◇参加者全員が発言しやすい雰囲気を作る：
参加者全員が安心して発言できる、心理的に安全な場を作ることで活発な議論を促します。

◇ポジティブなフィードバックを心がける：
建設的な意見や提案に対しては、積極的にポジティブなフィードバックを行い、発言を促します。

③ 会議後も改善サイクルを回す

会議が終わった後も、振り返りを行い、改善サイクルを回していくことが重要です。

◇議事録を共有する：
決定事項や課題、責任者を明確にした議事録を作成し参加者全員に共有することで、後日のフォローアップを容易にします。

◇会議の振り返りを行う：
会議の進行や内容、参加者の発言などを振り返り、改善点を見つけ出すことで、次回の会議に活かします。

言うまでもなく、これら施策は実行しなければ無意味です。

そこで
誰が改革の音頭を取るのか、
それを決めるための会議を開こう！
とか言い出すと、また無駄な会議が増えることになります。

そんなことにならないための一番良い方法は、この記事の読者が（会議による決定を待たずに）自ら改革者として名乗り出ることだと思います。そうなったら私がこの記事を書いた意義もあろうというものです。

ファシリテーターが意識すべきこと

会議を成功に導くためには、優れたファシリテーターの存在が不可欠です。ここではファシリテーターが会議で意識すべきことについて解説します。

そもそも「ファシリテーター」「ファシリテーション」とは？

ここでおさらいすると、「ファシリテーター（Facilitator）」とは、会議やワークショップなどの場で、参加者の議論や活動が円滑に進むように支援する役割を担う人のことです。「ファシリテーション（Facilitation）」は、その支援活動全体を指します。

ファシリテーターは、単に会議を進行するだけでなく、参加者全員が積極的に参加し、建設的な議論を行い、合意形成に至るように導く役割を担います。例えるなら、オーケストラの指揮者のような存在です。

ファシリテーターが会議で意識すべきこと

具体的な役割を見ていきましょう。

◇中立的な立場を保つ：
ファシリテーターは自身の意見や考えを押し付けるのではなく、中立的な立場を保ち参加者全員の意見を尊重します。

◇会議の目的とゴールを明確にする：
会議の冒頭で目的とゴールを改めて共有し、参加者の意識を統一します。

◇時間管理を徹底する：
設定された時間内で会議を終えるために、時間配分を意識し、議論が脱線しないように注意します。

◇参加者全員の発言を促す：
特定の参加者だけが発言する状態を防ぎ、全員が意見を述べられるように促します。発言をためらっている参加者には、質問を投げかけたり、意見を求めたりすることで、発言しやすい雰囲気を作ります。

◇ネガティブ発言には適切に対処する：
ネガティブ発言が出た場合は、感情的に反論するのではなく、質問や言い換えを通して建設的な議論に導きます。例えば、「それは難しい」という発言に対しては、「何が難しいと感じますか？」「他に方法はないでしょうか？」と質問することで議論を深めることができます。

◇議論を整理し、可視化する：
出された意見やアイデアを整理し、ホワイトボードやプロジェクターなどに可視化することで、参加者全員が議論の状況を把握しやすくします。

◇合意形成を支援する：
議論の最後に、決定事項や課題、責任者などを明確にまとめ、参加者全員の合意を得ることで、後日のフォローアップを容易にします。

ファシリテーターが会議における交通整理のような役割を果たすことで、会議を創造的な議論と意思決定の場へと変えることができます。

ファシリテーションでネガティブ発言はどう変わる？

ファシリテーターが会議で適切な役割を果たすことで、これまで見てきたネガティブ発言はどのように変化するのでしょうか？冒頭で紹介したネガティブ発言の類型①～⑤を例に、ファシリテーションの効果を見ていきます。

① 責任逃れ型
改善前：
Aさん：「この件、進捗どうなってますか？」

Bさん：「あー、それはですね…確かそちらの担当だったような…」

Aさん：「え？そうでしたっけ？前任者から引き継いでいないので…」

Cさん：「いやいや、それ誰かやっておいてって言われてた気が…」

改善後： ファシリテーター：「この件の担当は誰ですか？もし不明な場合は、ここで明確にして、今後の進め方を決めましょう。」

ファシリテーターが責任の所在を明確にすることで、責任の押し付け合いを防ぎ、スムーズに議論を進めることができます。

② 現状維持型
改善前：
Dさん：「新しいシステム導入を検討したいのですが…」

Eさん：「うーん、前例がないので…リスクが高いんじゃないですかね？あと、費用対効果を証明できますか？」

Fさん：「そうですね、今までこうやってきたので、特に問題ないと思いますよ。」

改善後： ファシリテーター：「新しいシステム導入の目的は何ですか？導入することでどのようなメリットが期待できますか？リスクとメリットを比較検討し、具体的な代替案も出し合いましょう。」

ファシリテーターが目的やメリット、代替案の検討を促すことで、現状維持に固執するのではなく、前向きな議論を促すことができます。

③ 思考停止型
改善前：
Gさん：「この課題、どうすれば解決できるでしょうか？」

Hさん：「うーん、それは難しいと思います。」

Iさん：「そうですね、とりあえず様子を見ましょうか」

Gさん：「（仕方ない…）では、皆さんはどう思いますか？多数決で決めましょうか？」

Iさん：「では、ここにいる皆さんの総意で決まったということで」

改善後： ファシリテーター：「課題の本質はどこにあるでしょうか？具体的な解決策をいくつか出し合い、それぞれのメリットとデメリットを比較検討しましょう。」

ファシリテーターが課題の本質を問い、具体的な解決策の検討を促すことで、安易な結論に逃げることを防ぎ、深い議論を促すことができます。

④ 相手攻撃型
改善前：
Jさん：「この提案、いかがでしょうか？」

Kさん：「え？そんなこと常識でしょ？なんでそんなこと聞くの？」

Lさん：「そんなこと言うなら自分でやればいいじゃないですか」

改善後： ファシリテーター：「Kさんのご意見は承知いたしました。Jさんの提案について、他の参加者の意見も聞いてみましょう。」

ファシリテーターが中立的な立場から議論をコントロールすることで、感情的な対立を防ぎ、建設的な議論の場を維持することができます。

⑤ 時間管理無視型
改善前：
Mさん：「○○が未達だった件ですが…」

Nさん：「時間が無いのは言い訳にならん。さっさとやってもらわないと、こちらが困る」

改善後： ファシリテーター：「この件については、本日の議題の時間配分を超過していますので、後ほど個別に話し合う時間を設けましょう。今は次の議題に移ります。」

ファシリテーターが時間管理を徹底することで、議論が脱線することを防ぎ、効率的な会議運営を実現します。

だいぶ理想的な展開を描いてしまいましたが、ファシリテーターが適切な役割を果たすことで、あなたの会社の会議がより生産的なものへと変わる可能性は充分にあるはずです。

会議は生まれ変わった…！！

組織全体で取り組む意識改革とは

ここまで、ネガティブ発言が会議に及ぼす影響、そしてファシリテーションによってそれらをどのように改善できるかを見てきました。

とはいえファシリテーター不在だと元の会議に戻ってしまうようでは、まだまだです。真にネガティブ発言を減らし、組織全体の会議の質を高めるためには、組織全体で意識改革に取り組むことが不可欠です。

意識改革とは組織全体の価値観や行動様式、そして何よりも「会議」に対する考え方そのものを変えることです。単に会議のやり方を教える研修を行うだけでなく、なぜ会議を行うのか、どのような会議が望ましいのかという根本的な部分から見直し、組織全体で共有することが重要です。